So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie die Online-Check-in-Funktion (Erweitertes Check-in) über Ihr Holidu-Portal einrichten und korrekt verwalten. Die Funktion basiert auf der lokalen behördlichen Expertise der regionalen Teams von Holidu, damit Sie die Compliance gewährleisten können, ohne jeden behördlichen Prozess von Grund auf erlernen zu müssen.

1. Registrierung beim zuständigen Behördenportal

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde anmelden. In verschiedenen Ländern und Regionen gibt es unterschiedliche Optionen:

Region	Behörde	Richtlinien
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Anleitung zur Verbindung mit SES.Hospedajes
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Mit Mossos verbinden
Baskenland	Ertzaintza	Mit Ertzaintza verbinden
Portugal	SIBA	Anleitung zur Verbindung mit SEF/SIBA
Deutschland	AVS	So verbinden Sie Ihre Unterkunft mit AVS
Italien	Alloggiati Web	Guest Check-in-Funktion in Italien | Statistische Berichterstattung in Italien

Dieser Schritt ist erforderlich, bevor Sie fortfahren. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in einigen Fällen einen Vermieters- oder Unterkunftscode, den Sie in Ihrem Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung einzurichten.

2. So verbinden Sie Ihre Unterkunft mit der Behörde mithilfe der Online-Check-in-Funktion

1. Gehen Sie in Ihrer Holidu-App zum linken Seitenmenü, klicken Sie auf "Tools" und wählen Sie "Online Check-in".

1. Sie sehen eine Liste Ihrer Unterkünfte. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.

1. Es wird ein Bildschirm mit der Liste Ihrer Unterkünfte angezeigt, einschließlich des Verbindungsstatus für jede Unterkunft. Klicken Sie auf die spezifische Unterkunft, die Sie verbinden möchten.

1. Füllen Sie das Formular mit den Details des Landes aus, in dem sich die Unterkunft befindet.

1. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf "Automatisches Senden an Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und alle erforderlichen Anmeldedaten in die Felder ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten – nutzen Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.

1. Klicken Sie auf "Validieren".
2. Klicken Sie nach erfolgreicher Aktivierung am Ende des Formulars auf "Änderungen speichern".
3. Falls keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft jetzt mit der zuständigen Behörde verbunden.
4. Um Fehler zu vermeiden, stellen Sie bitte Folgendes sicher:
   1. Verwenden Sie den richtigen Steuerkode des Gastgebers. Dies ist entweder Ihre Ausweisnummer oder die NIE, falls Sie nicht Spanier sind.
   2. Geben Sie Ihre vollständige Ausweisnummer oder NIE ein, einschließlich aller Nullen.
   3. Verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben – nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten.
5. Sie können das Formular nun schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert es?

Nach Abschluss der Einrichtung funktioniert das System automatisch. Hier ist, was Sie erwarten können:

3.1 Prozess für den Gast

Nach Abschluss der Einrichtung können Sie mit Folgendem rechnen:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.

1. Der Gast füllt die Daten aller Reisenden aus, einschließlich Dokumentenscans (Pass oder Ausweis). Dies muss für jeden Reisenden wiederholt werden.
2. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert.
3. Falls ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen gesendet. Falls er sich immer noch nicht an die Vorgaben hält, können Sie die Daten in seinem Namen ausfüllen.

⏰ Um 23:00 Uhr am Anreisetag werden die Gästdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 Wie Sie den Status auf der Buchungsseite erkennen

In den Buchungsdetails wird der Status für jede Buchung wie folgt angezeigt:

Gestartet, aber unvollständige Daten	Hier sehen Sie, ob Ihre Gäste den Prozess bereits gestartet haben. Bis dieser für jeden Reisenden abgeschlossen ist, wird der Status als unvollständig angezeigt.
Gästdaten vollständig, aber noch nicht übertragen (da das Check-in-Datum in der Zukunft liegt)
Gästdaten erfolgreich an die Behörde übertragen
Fehler beim Melden der Daten	Falls bei der Datenübertragung ein Fehler aufgetreten ist, werden Sie diese Meldung sehen. Unten teilen wir einige Tipps, wie Sie diesen selbst beheben können.

3.3 Fehlerbehebung

Problem	Was tun
⚠️ Daten unvollständig oder fehlend	Erinnern Sie Gäste daran oder füllen Sie das Formular manuell über die Buchungsdetailsansicht aus. 5 Tage vor dem Check-in erhalten Ihre Gäste eine automatische Erinnerung mit einem Link zum Check-in-Formular.
❌ Fehler bei der Datenübertragung	Überprüfen Sie, dass die Anmeldedaten, die Sie in Ihrem Holidu-Konto hinzugefügt haben, korrekt sind. Falls Sie bereits überprüft haben und der Fehler weiterhin besteht, kontaktieren Sie den Support, um das Problem zu lösen.

4. So laden Sie das Gästebuch herunter

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch herunterladen möchten, auf "Details".