Wichtiger Hinweis: Diese Funktion befindet sich derzeit in der Erweiterungsphase und ist möglicherweise noch nicht in allen Ländern verfügbar. Wenn Sie Ihre Behörde in der Konfiguration nicht finden können, bedeutet dies, dass die Funktion für Ihr Land noch nicht verfügbar ist.

Häufig gestellte Fragen – Gast-Check-in-Funktion

Dieser Leitfaden erklärt, warum die Gastregistrierung wichtig ist, wie Holidu den Prozess automatisiert und wie Sie Ihr Konto einrichten und mit Ihrer lokalen Behörde verbinden.

Was ist die Online-Check-in-Funktion?

Die Online-Check-in-Funktion (Advanced Check-in) in Ihrem Holidu-Konto automatisiert den Registrierungsprozess für Gäste. Sie sendet Ihren Gästen ein Formular, in dem sie die erforderlichen Daten angeben können. Nach der Konfiguration übernimmt Holidu die Datenerfassung und Übertragung – keine manuelle Eingabe in staatliche Systeme mehr erforderlich.

Warum ist dies notwendig?

In vielen Ländern (Spanien, Italien, Portugal, Deutschland und anderen) sind Gastgeber gesetzlich verpflichtet, Gastinformationen zu erfassen und diese kurz nach der Ankunft an die lokalen Behörden zu übermitteln. Diese Regelung unterstützt Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und Einhaltung lokaler Gesetze.

Die Nichtbeachtung dieser Regeln kann zu Strafen oder Bußgeldern führen. Mit einem zuverlässigen System bleiben Sie mit minimalem Aufwand auf der richtigen Seite der lokalen Vorschriften.

Wie profitieren Sie von der automatischen Übertragung?

Ihre Hauptvorteile:

• Rechtliche Compliance mit minimalem Aufwand
• Automatische Übertragung von Gastdaten an die zuständige Behörde
• Digitales Gästebuch, das Sie jederzeit zur Inspektion herunterladen können
• Integrierte Erinnerungen und Gastkommunikation
• Kostenlos für Holidu-Gastgeber
• Sichere, datenschutzkonforme Handhabung sensibler Gastdaten

Wie richten Sie die Funktion ein?

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Wir unterstützen derzeit Spanien, Portugal und Deutschland und arbeiten daran, Italien bald hinzuzufügen.

Region	Behörde	Richtlinien
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung zu SES.Hospedajes
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung zu Mossos
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung zu Ertzaintza
Portugal	SIBA	Verbindung zu SEF/SIBA
Deutschland	AVS	Verbindung Ihrer Unterkunft zu AVS
Italien	Alloggiati Web	Gast-Check-in-Funktion in Italien Statistische Berichterstattung in Italien

Sobald Sie Ihre Zugangsdaten haben, folgen Sie diesem Artikel zur Einrichtung Ihrer Online-Check-in-Funktion.

Wie funktioniert es für die Gäste?

Nach der Einrichtung sieht der Prozess wie folgt aus:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
2. Der Gast gibt Details für alle Reisenden an, einschließlich Dokumentscans (Pass oder Ausweis). Dies muss für jeden Reisenden wiederholt werden.
3. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert.
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen versendet. Wenn er es immer noch nicht tut, können Sie die Daten in seinem Namen ausfüllen.

⏰ Um 23:00 Uhr am Ankunftstag werden die Gastdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

Wie kann ich mein Gästebuch herunterladen?

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch möchten, auf „Details".

Häufig gestellte Fragen

Warum bietet Holidu diese Funktion an?

Das lokale Recht verlangt von Gastgebern, alle Gäste bei lokalen Behörden zu registrieren. Dieses Tool automatisiert den Prozess, unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und spart Ihnen Zeit.

Mit welchen Behörden kann ich mich verbinden?

Das hängt von Ihrer Region ab – verbinden Sie sich mit der zuständigen Behörde für Ihr Land und Ihre Region.

Ist die Registrierung bei den Behörden obligatorisch?

Ja.

Kann ich diese Funktion für alle Arten von Buchungen verwenden?

Nur Buchungen, die über Kanäle erstellt wurden, die von Holidu unterstützt werden, sind berechtigt. Manuelle Buchungen und iCal-basierte Importe werden nicht unterstützt.

Kann ich Gastdaten aus früheren Buchungen übermitteln?

Nein. Das Online-Formular wird nur für zukünftige Buchungen ausgelöst. Buchungen, die vor der Aktivierung der Polizeiverbindung erstellt wurden, sind nicht inbegriffen. Sie müssen diese manuell im Portal Ihrer Behörde registrieren.

Welche Gastdaten werden erfasst und übermittelt?

Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Nationalität, Ausweistyp/-nummer usw.). Nur minimal erforderliche Daten sind für den Gastgeber sichtbar (Name, Alter). Vollständige Daten werden sicher an Behörden übermittelt.

Habe ich Zugriff auf die Gastdaten?

Wir zeigen nur die Namen und das Alter der Gäste an, dies sind die erforderlichen Informationen für das Gästebuch. Wir zeigen keine zusätzlichen Informationen wie Ausweißnummern.

Was passiert, wenn Gäste ihre Informationen angeben und dann die Buchung stornieren?

Wenn der Gast seine Buchung storniert, werden die Daten nicht an die Behörden übermittelt.

Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn Gäste ihre Daten angeben?

Wir senden keine Benachrichtigungen. Sie können jedoch sehen, ob Gäste ihre Daten für jede ihrer Buchungen angegeben haben.

Müssen Kinder registriert werden?

Ja, alle Gäste müssen unabhängig vom Alter registriert werden. Für spanische Minderjährige unter 14 Jahren sind Ausweis und Unterschrift nicht erforderlich, aber die Beziehung des verantwortlichen Erwachsenen muss aufgezeichnet werden.

Was passiert, wenn Gäste das Formular nicht ausfüllen?

Sie erhalten eine automatische Erinnerung 5 Tage vor der Ankunft. Wenn es immer noch unvollständig ist, können Sie:

• Das Formular in Gegenwart des Gastes manuell ausfüllen
• Den Link erneut versenden

Daten müssen vor 23:00 Uhr am Ankunftstag übermittelt werden, um von der automatisierten Verbindung zu profitieren.

Kann ich das Formular für meine Gäste ausfüllen?

Ja, direkt aus dem Buchungsdetails-Bildschirm. Sie können auch ihren Ausweis scannen oder die Daten während des Check-ins manuell eingeben.

Kann ich Daten nach der Übermittlung ändern?

Nein. Nach der Übermittlung an die Behörde können Daten nicht bearbeitet werden. Wenn ein Fehler vorliegt, kontaktieren Sie den Holidu-Support oder geben Sie die Daten manuell direkt im Portal Ihrer Behörde erneut ein.

Wann werden die Daten an die Behörde übermittelt?

Automatisch um 23:00 Uhr am Ankunftstag. Gastgeber sind dafür verantwortlich, dass die Daten bis zu diesem Zeitpunkt vollständig sind.

Haben Mitarbeiter Zugriff auf diese Funktion?

Nein. Nur Primärkonten (mit Bearbeitungsrechten) können Verbindungen konfigurieren. Mitarbeiter können das Formular in Buchungsdetails sehen, können es aber nicht aktivieren oder verwalten.

Was passiert, wenn sich meine Behördendaten ändern oder ablaufen?

Sie müssen sie manuell in Holidu aktualisieren. Abgelaufene Passwörter können zu einer fehlgeschlagenen Datenübertragung führen. Überprüfen Sie immer den Verbindungsstatus im Bereich „Konto".

Ist das Gästebuch gesetzlich erforderlich?

Ja. Das Gästebuch dient als Ihr digitales Protokoll für Polize