Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg fordert, sind Sie als Gastgeber dafür verantwortlich, diese bereitzustellen.

Holidu kann Gästen keine Rechnungen ausstellen, da wir nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft sind. Wir stellen Ihnen (dem Gastgeber oder Immobilienverwalter) nur Provisionsrechnungen aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu vermittelt die Zahlung zwischen dem Gast und Ihnen, dem Gastgeber.

Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstleister – und daher verantwortlich für die Ausstellung von Rechnungen oder Belegen für Ihre Gäste.

Wichtig:

• Rechnungen müssen den vollständigen Betrag widerspiegeln, den der Gast gezahlt hat.
• Stellen Sie Rechnungen nur ab dem Tag des Ankunftstages aus. Sie können den Entwurf jederzeit vorher vorbereiten.
• Die lokalen Steuervorschriften können unterschiedlich sein – überprüfen Sie bei Unsicherheit mit Ihrem Steuerberater.

Bin ich gesetzlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind gesetzlich verpflichtet, Gästen eine Rechnung oder einen Beleg für ihren Aufenthalt bereitzustellen.

Holidu vermittelt nur die Zahlung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft, daher bleiben Sie als Gastgeber oder Immobilienverwalter vollständig verantwortlich für die Rechnungsstellung.

Für professionelle Gastgeber mit einer gültigen Steuernummer ist die Ausstellung einer Rechnung am Ende jedes Aufenthalts obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast diese speziell anfordert. Dies unterstützt die Einhaltung lokaler Steuer- und Buchführungsvorschriften.

Hinweis für Immobilien auf den Kanarischen Inseln:
Die Kanarischen Inseln wenden nicht die spanische Mehrwertsteuer (IVA) an. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Rechnungen für Immobilien auf den Kanarischen Inseln sollten nicht die IVA enthalten, müssen aber die IGIC-Regeln befolgen.

Was ist das Rechnungstool für Gäste?

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, stellt Holidu das Rechnungstool für Gäste zur Verfügung, das in Ihrem Gastgeber-Konto verfügbar ist. Das Tool hilft Gastgebern, direkt über ihr Holidu-Konto rechtlich konforme Rechnungen zu erstellen.

Wichtige Funktionen

• Selbstbedienungs-Rechnungserstellung: Generieren, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus.
• Rechtlich konform: Unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuervorschriften.
• Flexibler Arbeitsablauf: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie die Details und stellen Sie aus, wenn Sie bereit sind.
• Zusätzliche Dienstleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Extras wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie, dass eine ausgestellte Rechnung nicht mehr bearbeitet oder geändert werden kann. Falls Sie unsicher sind, wählen Sie „Speichern und Schließen", um sie als Entwurf zu behalten. Sobald Sie „Speichern und Ausstellen" wählen, wird sie endgültig und nicht mehr änderbar.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Rechnungstool für Gäste?

Es gibt zwei Möglichkeiten, darauf zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verknüpfte aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Finanzen" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gastrechnungen.

Option 2:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verknüpfte aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Buchung auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Buchung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter Meine Verdienste auf Rechnung für Ihre Gäste erstellen.

Konfigurieren Sie Ihre Rechnungseinstellungen für Gäste

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell sind und lokale Steueranforderungen erfüllen, können Sie Ihre Details und Anzeigeeinstellungen im Abschnitt Einstellungen Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gastgeber- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und Rechtsinformationen korrekt sind, da diese für die Identifizierung auf der Rechnung verwendet werden.

• Gastgeberdetails: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, E-Mail und Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder Wohnadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Straße, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren.

Passen Sie die Anzeigeeinstellungen der Rechnung an

Sie können genau kontrollieren, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen unter Rechnungseinstellungen umschalten:

• Mehrwertsteuer anzeigen: Schalten Sie dies ein, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die Mehrwertsteuer auf Rechnungen anzeigen möchten.
• Fußzeilendetails: Sie können wählen, ob Sie Ihre Steuernummer, persönliche Steuernummer oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments anzeigen oder ausblenden möchten.
• Text der rechtlichen Fußzeile: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten „Standardwert" für Ihre rechtliche Fußzeile hinzuzufügen (z. B. eine Dankesnote oder ein spezifischer rechtlicher Haftungsausschluss, der von Ihrer Region verlangt wird).

Wählen Sie aus, welches Unternehmen die Rechnung ausstellt

Wenn Sie Immobilien unter mehr als einem Unternehmen verwalten – beispielsweise als Eigentümer oder wenn ein Unternehmen die Immobilie in Ihrem Namen verwaltet – können Sie nun kontrollieren, welches auf jeder Rechnung verwendet wird.

Dies gilt für Sie, wenn:

• Sie die Immobilie direkt besitzen und auch über ein separates Unternehmen, das Sie führen, Rechnungen ausstellen, oder
• Ein Verwaltungsunternehmen die Immobilie in Ihrem Namen verwaltet und entweder Sie oder das Unternehmen die Rechnung ausstellen muss

Welches Unternehmen verwendet wird, hängt von der Buchung ab – wir wählen automatisch das aus, das für diese spezifische Buchung gilt. Falls es nicht korrekt ist oder Sie eine Rechnung als anderes Unternehmen ausstellen möchten, können Sie es vor der Ausstellung ändern.

Wo Sie es verwalten: Einstellungen > Rechnungen. Sie sehen Ihr Standardprofil plus alle von Ihnen selbst erstellten. Sie können jederzeit ein Profil hinzufügen, umbenennen, bearbeiten oder löschen.

Von Hand geändert? Wenn Sie die Rechnungsdetails bearbeiten und diese nicht mit einem gespeicherten Profil übereinstimmen, werden Sie gefragt, ob Sie diese als neues speichern möchten – damit Sie sie beim nächsten Mal nicht neu eingeben müssen.

Rechnungsnummern: Jedes Profil behält sein eigenes Zählsystem bei und warnt Sie vor Duplikaten, damit Ihre Nummern unabhängig davon, welches Unternehmen Sie in Rechnung stellen, sauber bleiben.

Schritt für Schritt: Rechnung erstellen

Schritt 1: Wählen Sie Buchungsdetails

Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und die bevorzugte Sprache. Wählen Sie den Aussteller – wir wählen ihn automatisch, aber Sie können ihn hier ändern.

Schritt 2: Gastinformationen hinzufügen

Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und seine Steuernummer ein (falls zutreffend).

Schritt 3: Überprüfen und anpassen

Das System zeigt automatisch Buchungsdetails wie Daten, Immobiliennamen und Gesamtbetrag an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter der rechtlichen Fußzeile hinzufügen. Die in der rechtlichen Fußzeile hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

Schritt 4: Finalisieren Sie die Rechnung

• Abbrechen: Beenden Sie das Formular ohne Ihre letzten Änderungen zu speichern. Der Entwurf bleibt in Ihrer Liste.
• Speichern und Schließen: Als Entwurf für spätere Bearbeitungen behalten.
• Speichern und Ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Sobald ausgestellt, kann diese nicht mehr geändert werden.

Schritt 5: Zustellung

Nach der Ausstellung wird die Rechnung automatisch an Ihren Gast per E-Mail mit dem PDF als Anhang versendet. Sie können die PDF-Datei auch jederzeit über das Tool herunterladen, zum Beispiel wenn der Gast diese erneut anfordert.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Einstellungen für automatische Rechnungsnummern können Sie wählen, ob Sie:

• Automatische Generierung aktivieren: Schalten Sie dies ein, damit das System automatisch eine eindeutige Nummer für jede neue Rechnung zuweist und Sie Zeit bei der manuellen Aufzeichnung sparen.

Abrechnung für Extras

Um zusätzliche Dienstleistungen jenseits des Aufenthalts des Gastes in Rechnung zu stellen, erstellen Sie zunächst die Rechnung für den Aufenthalt und dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.

Persönliche Steuernummer für deutsche Gastgeber

Für Gastgeber in Deutschland sollte die persönliche Steuernummer (Steuer